Rédactrice : Ingrid de Chevigny
Rédiger un communiqué de presse (CP) est un exercice délicat. En effet, il n’est pas toujours facile de structurer efficacement ses idées sous forme de plan, et de faire ressortir clairement son message.
Heureusement, il existe des techniques pour y parvenir. Et la méthode QQOQCP (ou QQOQCCP) en fait partie.
Dans cet article, nous vous en livrons toutes les ficelles, pour vous aider à maximiser les chances de succès de votre projet de communiqué de presse et vous donner ainsi les moyens de répondre aux objectifs de votre stratégie RP.
Les fondements de la méthode QQOQCP
Le sigle QQOQCP signifie : « Qui ? », « Quoi ? », « Où ? », « Quand ? », « Comment ? », « Pourquoi ? ». En anglais, on parle des 5W : « What », « Why », « Who », « When », « Where ». Cette technique d'analyse et de résolution des problèmes aide à structurer des informations de manière systématique, en passant par un questionnement logique.
À noter : on parle même parfois de QQOQCCP, en ajoutant une 7ᵉ question : « Combien ? ».
Quoi qu’il en soit, l’objectif de la méthode est simple : clarifier tous les aspects d'une situation, d’un problème ou d'un projet, pour assurer une compréhension complète et détaillée.
Cette méthode polyvalente a été développée initialement dans le domaine de la qualité industrielle pour aider les ingénieurs et les managers à décomposer un problème ou un projet, et ainsi entreprendre des actions adaptées. Aujourd’hui, cet outil méthodologique est utilisé dans de très nombreux domaines comme le marketing, la vente, le service client, la gestion de projet, ou encore la communication et les relations presse.
La méthode QQOQCP appliquée aux communiqués de presse
Qui : identifier les acteurs impliqués
La question « Qui ? » permet de déterminer précisément les personnes ou les organisations concernées par le sujet du communiqué de presse. Elle occupe bien évidemment une place centrale dans le travail de rédaction d’un CP de qualité.
La réponse doit inclure non seulement l’entreprise qui annonce la nouvelle, mais aussi les parties prenantes, comme les clients ou le public, qui pourraient être affectées ou intéressées par l’information. Cette clarification aide à personnaliser le message et à s'assurer qu'il atteint les bonnes personnes.
Quoi : clarifier l’objet
La question « Quoi ? » se concentre sur la problématique au cœur du communiqué de presse. Elle aide à définir clairement le message, qu'il s'agisse d'un lancement ou d’une amélioration de produit ou de service, d’un nouveau projet, d’une vente spéciale, de la résolution d’un problème ou encore d'un événement.
Répondre à cette question assure que le contenu du communiqué est précis et direct, et évite toute ambiguïté sur le message principal à communiquer.
Où : localiser l'information
La question « Où ? » précise le cadre spatial de l'information du communiqué de presse. Quelques exemples : le lieu de diffusion du CP, l'adresse précise d'un événement, la localisation d'un nouveau point de vente, l’implantation géographique d’un nouveau client important, les marchés ciblés par un produit ou service…
Détailler le lieu augmente la pertinence de l'information pour le public localisé, et permet une meilleure contextualisation globale. Cette spécification géographique peut également orienter la stratégie de distribution du communiqué, pour cibler les médias régionaux ou internationaux selon la situation.
Quand : définir le contexte temporel
Le questionnement « Quand ? » détermine le timing associé au contenu du communiqué de presse, qu'il s'agisse d'événements passés, présents ou futurs :
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Lorsque l'information concerne des événements passés, mentionner les dates aide à situer les faits dans un contexte temporel clair, ajoutant de la pertinence et de la perspective au récit.
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Pour les événements à venir, il est essentiel de fournir des dates et heures précises afin de permettre au public et aux médias de planifier leur participation ou leur couverture de l’événement.
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Enfin, pour les annonces continues ou les initiatives sans date de fin spécifique, il est utile de clarifier le début de la période concernée et d’expliquer son évolution jusqu'à la date de publication du communiqué. Cela aide à maintenir la pertinence de l'information pour le public, indépendamment du temps écoulé.
Comment : donner des détails
La question « Comment ? » permet de détailler le processus lié à la nouvelle qui est décrite dans le communiqué de presse. Cette explication peut inclure :
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Les étapes dans la mise en œuvre d’une décision,
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Des exemples d’actions concrètes en lien avec une initiative,
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La manière dont une décision a été prise,
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Le témoignage d’un client satisfait,
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La description des techniques employées dans la fabrication de produits,
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Les stratégies mises en œuvre pour atteindre un objectif particulier, ainsi que les éventuels problèmes rencontrés et leur résolution.
En fournissant des détails sur les méthodologies ou les technologies utilisées, le communiqué enrichit la compréhension des lecteurs, et renforce la crédibilité de l'annonce.
Pourquoi : analyser les causes racines
Enfin, l’interrogation « Pourquoi ? » aborde la raison ou la nécessité derrière le sujet du communiqué. Elle aide à justifier l'importance de l'annonce, et à expliquer les motivations ou les objectifs qui sous-tendent l'action ou l'événement.
Cette réflexion aide également à justifier l'action de l'entreprise et à renforcer la connexion avec les lecteurs, en illustrant clairement l'impact positif et la stratégie commerciale liés à l’annonce. Si l’audience comprend le « pourquoi », elle peut ressentir un intérêt plus profond, et s’engager davantage. Ce qui est évidemment un objectif marketing crucial.
Avantages et limites de la méthode QQOQCP dans la rédaction de communiqués de presse
L’adoption de cet outil méthodologique dans la rédaction de communiqués de presse améliore la manière dont les informations sont structurées et présentées, et facilite ainsi le travail de l’équipe en charge des RP.
En voici les principaux avantages :
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Amélioration de la communication : cette démarche structure systématiquement l'information, et facilite le travail en garantissant que chaque communiqué de presse est bien complet. Elle réduit les risques d'omission d’informations, et assure une communication exhaustive et précise.
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Facilitation de la phase de révision et d'approbation : en organisant l'information selon des critères définis, la méthode QQOQCP simplifie le processus de décision interne. L’équipe de communication et tous les intervenants peuvent rapidement vérifier si tous les aspects essentiels sont couverts, ce qui accélère la phase de validation finale du projet de communiqué. Et ce, sans réunion supplémentaire.
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Uniformisation des publications : cette approche standardise la structure des communiqués de presse au sein d'une organisation, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises qui gèrent un grand volume de communications.
Cependant, malgré ces nombreux avantages, la méthode QQOQCP (ou QQOQCCP) présente des limites et peut générer des problèmes. Notamment :
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Rigidité potentielle : la structure stricte des six questions peut parfois contraindre la créativité et la flexibilité nécessaires dans la narration. Des situations complexes ou nuancées peuvent ne pas se prêter facilement à une telle structuration, et nécessiter des ajustements pour construire un storytelling impactant.
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Risque de réduction excessive : en se concentrant fortement sur la distillation de l'information en six questions, il y a un risque de simplification excessive, qui peut nuire à la qualité du CP. Des détails subtils, mais importants, peuvent en effet être négligés.
En conclusion, bien que la méthode QQOQCP offre des moyens et des ressources très utiles en termes de clarté et de cohérence dans la rédaction de communiqués de presse, elle doit être utilisée avec discernement, en veillant à ne pas sacrifier la richesse du contenu au profit de la structure.
Comparaison avec d'autres méthodes d'analyse
La méthode QQOQCP n’est pas la seule méthodologie de référence dans la rédaction de communiqués. Voici les autres techniques, leur définition, ainsi que leurs avantages et inconvénients.
Méthode QQOQCP vs méthode des 5W
La méthode des 5W (Who, What, Where, When, Why) est très proche de la méthode QQOQCP, et elle est donc également très utilisée dans la rédaction de CP.
Seule différence entre les deux : la méthode QQOQCP va un peu plus loin en incorporant la question « Comment », qui permet de donner des détails plus approfondis sur le message du communiqué. Elle offre donc une analyse plus exhaustive et équilibrée, particulièrement utile pour des sujets complexes ou détaillés.
Méthode QQOQCP vs méthode de la pyramide inversée
La méthode de la pyramide inversée consiste à prioriser les informations les plus importantes en les plaçant dès le début du communiqué de presse, puis à les faire suivre de détails supplémentaires hiérarchisés par ordre décroissant d'importance.
Elle vise à capter rapidement l'attention du lecteur en organisant les informations selon un plan ou un ordre hiérarchique strict, contrairement à la méthode QQOQCP, qui se contente de lister les informations de manière systématique, en répondant à six questions clés.
Méthode QQOQCP vs méthode AIDA
La méthode AIDA (Attention, Interest, Desire, Action) est un outil de storytelling qui vise à influencer le comportement du lecteur en suscitant des émotions et en incitant à une action spécifique. Alors que le questionnement QQOQCP se concentre sur la structuration de l'information, la méthode AIDA cherche à persuader et à engager le lecteur.
Les deux approches sont finalement profondément complémentaires :
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La méthode QQOQCP met l'accent sur la clarté de la situation et l'exhaustivité des faits,
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La méthode AIDA cherche à provoquer une réponse émotionnelle et une action concrète avec un objectif de vente ou de persuasion.
Outils, ressources et conseils pour appliquer la méthode QQOQCP dans la rédaction d’un communiqué de presse
De très nombreuses ressources et outils en ligne sont dédiés à la méthode QQOQCP ou QQOQCCP. Vous pouvez donc facilement les consulter pour la mettre en place, et améliorer plus globalement vos compétences sur la rédaction de communiqués de presse.Certains organismes proposent même des sessions ou des ateliers dédiés, comme le CFPJ, qui aborde la méthode dans sa formation « La force de l'écriture marketing ».
Mais la maîtrise de la méthode QQOQCP dans la rédaction de communiqués de presse nécessite surtout de la pratique régulière. Alors, consacrez du temps à l'application de la méthode dans différents contextes, par exemple en réunion d’équipe, pour renforcer vos compétences collectives sur le sujet.
Exemple d’application pratique de la méthode QQOQCP dans un communiqué de presse
Pour comprendre la mise en œuvre de la méthode QQOQCP, rien de mieux que d’observer des exemples de communiqués de presse bien construits.
Prenons un cas concret avec le CP suivant : Sedgwick développe de nouvelles solutions pour la gestion des sinistres dans l'aviation mondiale. Il met en avant une actualité liée aux produits et services du groupe, et dévoile ainsi une partie de sa stratégie commerciale.
Voici comment il peut être décomposé à la lumière du questionnement QQOQCP :
Qui ?
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L'entreprise concernée est Sedgwick, un leader mondial en solutions intégrées d’expertise d’assurance et de gestion des risques.
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Les personnes impliquées directement dans l’annonce sont Robert McParlin, directeur général, Ryan Smith, directeur général adjoint, et Tom Simoncic, président de Sedgwick Property and International.
Quoi ?
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Sedgwick annonce le développement de nouvelles solutions pour la gestion des sinistres dans le secteur de l'aviation mondiale.
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Ces solutions comprennent une gamme étendue de services spécialisés d'expertise et de règlement des sinistres, destinés à répondre aux besoins évolutifs du marché de l'aviation.
Où ?
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L'annonce a été faite à Memphis dans le Tennessee.
Quand ?
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Le communiqué de presse a été publié le 1ᵉʳ mai 2024.
Comment ?
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Sedgwick met en avant son expertise technique et son expérience en assistance aux clients pour les dommages aux aéronefs et les sinistres de responsabilité civile.
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L'entreprise a développé un réseau mondial et des ressources pour répondre aux besoins du marché de l'aviation par le biais de processus améliorés de gestion de sinistres.
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Les services spécialisés incluent une assistance mondiale pour la gestion des inspections et la gestion des pertes de responsabilité pour divers acteurs du secteur de l'aviation.
Pourquoi ?
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Sedgwick répond à une demande croissante de solutions globales de gestion des sinistres dans le secteur de l'aviation, en proposant une couverture plus large et une valeur accrue, tout en répondant aux exigences changeantes de l'aviation et des compagnies d'assurance.
Ce communiqué de presse structure ainsi efficacement l'information, en répondant aux questionnements essentiels et en mettant en avant les points clés de l'annonce. Un très bon exemple de la mise en œuvre de la méthode QQOQCP !
FAQ
Quelles sont les erreurs communes lors de l'utilisation de la méthode QQOQCP ou QQOQCCP ?
Le problème le plus fréquent est celui d'une interprétation trop rigide des questions, ce qui peut entraîner l’oubli de certains détails cruciaux pour le communiqué de presse.
Comment se former efficacement à la méthode QQOQCP ?
Il existe des cours en ligne interactifs ou encore des ateliers pratiques dédiés à l’amélioration des compétences en rédaction de communiqués de presse.
Quels types de CP bénéficient le plus de cette méthode ?
Les communiqués de presse qui tirent le meilleur parti de la méthode QQOQCP sont ceux qui concernent un message complexe ou diffus et dont le contenu a, par définition, besoin d’être efficacement structuré.
Comment la méthode s'adapte-t-elle aux communiqués de presse ?
Elle aide à structurer l'information en un plan simple en répondant aux questions essentielles de manière directe et concise. Ce qui permet de capturer l'attention du lecteur dès les premières lignes, tout en exposant clairement la problématique et en transmettant efficacement le message.